Jak prowadzić efektywne spotknia?
Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć
Jeszcze zanim ogłosisz termin spotkania, zastanów się, czy faktycznie jest ono potrzebne. Jeśli spotkanie nie będzie niosło ze sobą konkretnego celu, nie będzie też miało sensu w oczach jego uczestników. Jeśli wiec planujesz spotkanie, określ, jakie rezultaty chcesz dzięki niemu osiągnąć: z czym chcesz, żeby uczestnicy wyszli. Może się okazać, że ze względu na zakładany cel nie ma potrzeby zapraszać wszystkich pracowników, bo np. omawiane kwestie będą dotyczyły jedynie części zespołu.
Spotkanie jest kosztowne: warto pamiętać, że jedna godzina pracy pracownika kosztuje i to niemało, dodatkowo liczą się koszty np. utraconych szans sprzedażowych. Zatem odpowiedź na pytanie: PO CO robić spotkanie? – jest niezwykle zasadne.
Agenda spotkania
Do spotkania należy się odpowiednio przygotować. Dotyczy to nie tylko osoby prowadzącej spotkanie, ale również uczestników. Dlatego wszyscy, którzy zostaną zaproszeni, powinni poznać wcześniej temat, cel, planowany przebieg spotkania oraz czas jego trwania. Jeśli pracownicy z odpowiednim wyprzedzeniem otrzymają taki zestaw podstawowych informacji, spotkanie powinno przebiegać sprawniej.
O porządek spotkania, a także czas jego trwania może dbać prowadzący, ale jeśli mamy w zespole osoby o typie porządkującym, to warto zaangażować je do pilnowania agendy, a samemu zostawić sobie stymulowanie zespołu, dbanie o dobrą energię i uważność w komunikacji.
W mailu zapraszającym napisz, że zależy ci na punktualnym starcie spotkania, zatem prosisz o przybycie z np. kilkuminutowym zapasem czasowym.
Podziel zadania między pracownikami
Nie ze wszystkimi sprawami trzeba czekać do terminu spotkania – najlepiej zrobisz, angażując pracowników już na etapie przygotowań. Jeśli podczas spotkania ma być omawiany konkretny aspekt działalności firmy, poproś osobę odpowiedzialną za ten obszar o przygotowanie odpowiednich materiałów. W przypadku małych grup można wyznaczyć zadania dla wszystkich pracowników. Jeśli natomiast grupa jest duża, do pomocy przy każdym zebraniu powinny być wskazywane inne osoby. Dzięki temu pracownicy poczują się współodpowiedzialni za przebieg i efektywność spotkania.
Dodatkowo: niech każdy ma szansę „zabłysnąć” danymi, czy przygotowanymi przemyśleniami.
Podczas spotkania wracaj do kluczowych problemów
Pomimo przygotowania agendy spotkania i rozdzielenia zadań, można być pewnym, że w jego trakcie i tak niektóre osoby będą chciały poruszyć zupełnie inne problemy. Zadaniem prowadzącego będzie utrzymywanie dyscypliny w taki sposób, aby inne tematy nie zdominowały spotkania i by udało się je zamknąć w przewidywanym czasie. Jeśli okaże się, że jakiś temat wymaga dodatkowego omówienia, należy ująć go w planach na przyszły termin.
Dobrą praktyką jest stworzenie fizycznego „parkingu”– kartki flipchart przywieszonej do ściany, na którą będziemy zapisywać tematy poboczne, ważne, ale nie w temacie dzisiejszego spotkania. Da to uczestnikom poczucie, że ich zdanie się liczy, jednocześnie pokaże, że temat nie jest na dziś.
Silne Pytania do wykorzystania w prowadzeniu spotkań to m.in.:
– czy to, co poruszasz jest związane z celem spotkania/ jak te wnioski i tematy wiążą się z tematem naszego spotkania?
– jak te wnioski/ te pomysły przybliżają nas do rozwiązania problemu, nad którym się pochylamy?
– co sprawia, że wnosimy tu nowy temat?
– jak/ kiedy możemy zająć się tym tematem, o którym mówisz, poza tym spotkaniem?
Podsumuj zebrane wnioski
Na zakończenie spotkania warto przytoczyć najważniejsze wnioski i – jeśli to także było jego elementem – potwierdzić, kto i w jakim zakresie wdroży ustalenia w swoim obszarze pracy. Najlepiej, jeśli podsumowanie będzie miało również formę pisemną – po spotkaniu każdy z uczestników powinien otrzymać e-mail z krótkim zestawem najważniejszych wniosków. Dzięki temu pracownicy nie będą mieli poczucia, że spotkanie było bezcelowe lub nieefektywne.
Kontraktując się z uczestnikami na wdrożenie ustaleń warto pamiętać o często niedocenianej regule SMART. Niech ustalone zadania/ cele będą przynajmniej jasno określone, ich wdrożenia
i postępy – możliwe do zmierzenia – i określone w czasie. Umów się także na kontakt w sprawie zbadania postępów prac, zwłaszcza, jeśli nie pracujesz z ludźmi będącymi wysoko zaangażowanymi ekspertami 😉
Przepis na udane, efektywne spotkanie
- Nadaj sens pracy poszczególnym uczestnikom spotkania: pokaż wykresy i statystyki wkładu jednostek i zespołu w większą całość, zacytuj zadowolonego klienta
- Zadbaj o przyjemność: emocje mają duże znaczenie w tym, czy ludzie będą przychodzili z chęcią lub niechęcią na spotkania. Domowe ciasto od siebie, miła, drobna niespodzianka lub to, że osobiście zaparzysz kawę zespołowi robi na uczestnikach dobre wrażenie
(oczywiście pod warunkiem, że później nie będziemy „ścinać głów” podczas spotkania) - Korzystaj z predyspozycji uczestników: jeśli masz uczestnika porządkującego – daj mu pilnować agendy, ekspresyjny niech czasem zadba o atmosferę i niespodzianki itd…
Uczestnik powinien wyjść ze spotkania uskrzydlony, nie upodlony! Nawet, jeśli spotkanie dotyczyło trudnych tematów, niskiej efektywności itd…zadbaj o to, aby ludzie mieli motywację do działania, a nie wysyłania cv do konkurencji (chyba, że taki był – o zgrozo – cel spotkania).
PRZYKŁADY DOBRYCH PRAKTYK DZIENNYCH ODPRAW W BRANŻY SPRZEDAŻOWEJ:
Odprawy dzienne: trwają 6-8 min, są na stojąco, codziennie w kole, o bardzo precyzyjnej godzinie.
Kolejność:
- Co mówi o nas świat?
Prowadzący przytacza cytat klienta z ankiety satysfakcji, cytat z FB lub wypowiedzi na Google.
- Co pozytywnego przydarzyło się wczoraj?
Uczestnicy chwalą się wynikiem sprzedaży, wdzięcznością klienta, tym że nie wybuchli przy trudnej sytuacji, ewentualnie dzielą się tym, co u nich dobrego wydarzyło się wczoraj.
- Co poszło nie tak?
Prowadzący i/ lub sami uczestnicy odpowiadają na pytanie; jednocześnie nie szukamy winnego, ale sposobów na uniknięcie tej sytuacji w przyszłości, np.: wczoraj nie mogliśmy znaleźć kluczyków od samochodu demo – Jacek miał je w kurtce i zaaferowany zapomniał oddać.
Jak temu zaradzić? ( ludzie podają rozwiązania, szukamy i wybieramy najlepsze lub przynajmniej mówimy, aby na to zwracać uwagę).
- Cele na dziś
Uczestnicy określają cele dzienne i/ lub informują o tym, co domknęli wczoraj, co mają na dziś.