One2one – małe rozmowy, duże znaczenie 🎧

Regularne spotkania one2one często przegrywają z codziennym pośpiechem. Brakuje czasu, pomysłu na ich prowadzenie, a czasem po prostu nie wiemy, jak sprawić, by były naprawdę wartościowe. A szkoda, bo to właśnie te rozmowy budują zaufanie, pomagają szybciej wychwycić trudności i wzmacniają zaangażowanie pracowników.

W kolejnym odcinku „Sałatki Jarzynowej” opowiem o tym, dlaczego warto wpisać spotkania one2one na stałe do menedżerskiego kalendarza. Podzielę się także kilkoma praktycznymi wskazówkami, które pomogą Wam prowadzić je w sposób prosty, naturalny i przede wszystkim użyteczny – zarówno dla Lidera_ki, jak i członka zespołu.

Miłego słuchania 😊
Justyna Kliombka-Jarzyna | #SałatkaJarzynowa

Listen to „Sałatka Jarzynowa – One To One S01E04” on Spreaker.

Transkrypcja:
Dzień dobry, dzisiejszy podcast zacznę od bardzo ważnego oświadczenia. Tuż obok mnie na kanapie śpi bulldog i może zdarzyć się, że będziecie w tle słyszeli chrapanie. Bardzo Was za to przepraszam, jednocześnie nie mam serca jej wyprosić stąd, ponieważ ułożyła się bardzo wygodnie na wielu poduszkach.

Wygląda mniej więcej jak księżniczka na ziarnku grochu. Po publikacji poprzednich podcastów kilka osób zapytało mnie, czy ten następny będzie o feedbacku. Otóż nie, wcale dzisiaj nie będę mówić do Was jeszcze o feedbacku, bo to oczywiście bardzo ważne narzędzie menadżerskie, ale abyśmy mogli dawać feedback, potrzebujemy zbudować w zespole gotowość do tego, żeby go przyjmować.

Co jest do tego potrzebne, żeby Wasi członkowie zespołu, ludzie, z którymi pracujecie przyjmowali feedback? Otóż potrzebne jest zaufanie. I oczywiście zaufanie będąc liderami budujecie na bardzo wiele sposobów, ale takim ważnym i czasami być może źle rozumianym narzędziem, o którym dzisiaj chcę opowiedzieć są one-to-one. To spotkania, które służą temu, żeby budować wspólną historię lidera i pracownika.

Służą wzajemnemu poznawaniu się, uczeniu się. Jeśli są regularne, są powtarzalne, to na dodatek budują duże poczucie bezpieczeństwa w tej relacji. Czasami na szkoleniach liderzy rozmawiając ze mną mówią, no wiesz Justyna, nie potrzebujemy robić one-to-one’ów, ponieważ mamy regularne daily, weekly statusy.

I oczywiście każde z tych spotkań jest mega ważne dla rozwoju zespołu. To co się tam dzieje, no to rozdzielanie pracy, egzekwowanie wyników, ocenianie, wspólne szukanie rozwiązań, tudzież pomysłów. Jednak one-to-one’y mają troszeczkę inne założenie.

Oczywiście mają służyć realizacji celów biznesowych, ale również budowaniu relacji, wzajemnemu poznawaniu się, to rodzaj rozmowy, dialogu z pracownikiem, w którym dużo jest zaciekawienia nim, nią, jako człowiekiem, przyglądania się temu, co go cieszy w życiu, co go bawi, co go interesuje, co go napawa niepokojem. To taki moment zatrzymania, w którym ja jako pracownik czuję, że mój lider, liderka ma czas tylko dla mnie. Nie dla innych członków zespołu, nie na inne zadania, nie na rozmowy z klientami, tudzież inne ważne spotkania.

Teraz ważna jestem ja. W czasie tych spotkań ja czuję się widziana. Czuję, że to jest czas tylko dla mnie i im dłużej je realizujemy, im dłużej powtarzamy pewną rutynę, pewien nawyk, tym więcej mam zaufania do mojego lidera i ja się czuję, albo liderki oczywiście, i ja się czuję coraz bezpieczniej.

Tuż przed wybuchem pandemii Instytut Galupa, który ja osobiście bardzo cenię, znacie go zapewne z takich corocznych badań zaangażowania pracowników na całym świecie, opublikował bardzo ciekawy raport, w którym pokazano, że blisko 50% pracowników, którzy wzięli udział w tym badaniu, to była bardzo duża kilkunastotysięczna grupa, na jakimś etapie swojej kariery odeszło z pracy, aby uciec od przełożonych, których oceniali jako źle zarządzających. Co ciekawe, taką wspólną myślą przewodnią, która pojawiała się w wypowiedziach tych pracowników, było to, że elementem, który był dla nich bardzo trudny we współpracy z tymi źle zarządzającymi, wybaczcie, menadżerami, było to, że nie mieli oni czasu na spotkania, brakowało tych regularnych spotkań, one działy się od czasu do czasu, ad hocowo, niekoniecznie miały swój plan i raczej nie pozwalały pracownikom poczuć, że oni są ważni dla swoich szefów. Żeby spotkania one-to-one działały, to myślę sobie, że bardzo ważną rzeczą, którą tutaj warto zadbać, to nadać im odpowiedni priorytet.

Nie tylko priorytet dla pracowników, ale również dla Was, liderów i liderek. Ważne jest, żebyście umieli powiedzieć sobie, sami, przekonać się do tego, że te spotkania są bardzo ważną drogą do budowania relacji, efektem której będzie zbudowanie zaufania, co przełoży się na motywację pracowników, zaangażowanie, Wam da bardzo szerokie pole do współpracy, a także, pamiętacie o tym, przygotuje grunt dodawania mądrego, konstruktywnego feedbacku. Gdybyście zapytali, od czego zacząć, to powiedziałabym, odpowiedź jest bardzo prosta.

Od zabezpieczenia czasu na te spotkania. Mam nadzieję, że każdy z Was, liderów i liderek, zdaje sobie sprawę z tego, że na pracę z ludźmi, zarządzanie zespołem, trzeba mieć czas. Nie da się tego robić tak obok swoich zadań merytorycznych, tak pomiędzy tym, co robicie.

Zabezpieczenie czasu na spotkania, rozmowy, czy to zespołowe, czy indywidualne, to bardzo, bardzo ważny element Waszej pracy liderskiej. W kontekście one-to-one’ów powiem, zarezerwujcie sobie na nie czas. Krok drugi, możecie go oczywiście zastosować wymiennie z pierwszym, to zbudowanie w sobie świadomości potrzeby, tych indywidualnych spotkań z pracownikami.

Jeśli Wy sami nie będziecie przekonani, to trudno Wam będzie zachęcić pracowników do tego, żeby brali w nich udział. Zachęcam Was do takiego wewnętrznego dialogu, wewnętrznej dyskusji nad swoimi obawami, lękami. Czasami te obawy, lęki mogą dotyczyć tego, o matko, matko, ludzie nie będą chcieli ze mną rozmawiać.

Albo, no nie wiem o czym z nimi rozmawiać. A poza tym, czy ja naprawdę mam na to czas? Czy ja znajdę czas na spotkania z ludźmi między swoimi zadaniami? Myślę sobie, że ten krok takiego przekonania samego siebie, albo samej siebie do tego, że spotkania one-to-one to naprawdę dobre narzędzie menadżerskie, będzie miał dla Was bardzo ważne znaczenie. Pamiętajcie, że spotkania one-to-one mogą łączyć tematy zawodowe z pozazawodowymi.

To taki rodzaj spotkania, w którym jest miejsce na to, żeby porozmawiać o tym, co się wydarzyło ostatnio w życiu człowieka, ale też rozmawiać o motywacji, o tym, co sprawia, że ludzie są bardziej zaangażowani, albo mniej. To też świetna okazja, żeby poznać ich marzenia, ale też, żeby poznać źródła niezadowolenia, a czasami wprost je zaadresować. Często dzięki regularnym one-to-one’om udaje się uniknąć nadmierowych reakcji albo plotek, bo jeśli macie zbudowane zaufanie, to możecie bardzo szybko w trakcie tych spotkań dementować rzeczy, które są czyimś wymysłem, które są zupełnie nieprawdziwe.

Myślę sobie, że to też jest ciekawe, że dzięki spotkaniom one-to-one możecie mieć dobrą okazję do tego, żeby trochę przy okazji, trochę pomimo innych tematów tłumaczyć pracownikom albo przybliżać im zrozumienie biznesu, którym się zajmujecie. Myślę sobie, że kolejna ważna rzecz, o której warto pamiętać, to to, żeby zadbać o przestrzeń, dobrą przestrzeń do realizacji one-to-one’ów. Jeśli pracujecie w biurze albo chcecie robić one-to-one’y w dni biurowe, do czego Was gorąco zachęcam, zarezerwujcie salę, zarezerwujcie ją, najlepiej wybierzcie taką salę, która nie jest najczęściej wybierana przez innych, więc unikniecie tego, że w trakcie spotkania będą Wam wchodzić koledzy i koleżanki i mówić ojej, myślałem, że jest wolno i myślałem, że będę mógł skorzystać.

Pomyślcie o takiej sali, która da Wam pełen komfort i takie poczucie swobody. Jeśli zaś zdecydujecie się robić spotkania online, to oczywiście też bardzo dobry pomysł, ważne, żeby one się działy. Jednak tutaj przypomnijcie pracownikom i też zachęćcie ich do tego, żeby w trakcie tego spotkania mieli włączone kamery.

No i tutaj oczywiście nie muszę mówić tego, że Wy również miejcie te kamery włączone. Dlaczego to takie ważne? Otóż kiedy widzimy reakcje innych, kiedy widzimy mimikę, gesty, postawę, to więcej się o tej osobie dowiadujemy. Lepiej rozumiemy reakcje, w ogóle dostrzegamy reakcje na niektóre nasze zachowania, słowa.

Oczywiście możecie powiedzieć, że wiele można wyczytać z głosu. Tak, zgadzam się, ale przyznam Wam zupełnie szczerze, jako psycholożka, że do tego trzeba mieć dużą wprawę. Łatwiej analizować, kiedy nie tylko słyszymy człowieka, ale też go widzimy.

Czasami liderzy pytają mnie, no dobra Justyno, od czego zacząć rozmowę? Wiecie, mnie wtedy tak przewrotnie przychodzi do głowy takie proste pytanie. Co u Ciebie słychać? Który może otworzyć rozmowę właściwie w każdą stronę, bo to może być, co u Ciebie słychać i tu padnie odpowiedź o projekty, co u Ciebie słychać i tu padnie odpowiedź o tym, że ktoś był na fantastycznym koncercie w ten weekend, co u Ciebie słychać i być może ktoś powie o tym, że boryka się z jakimiś wyzwaniami. Pamiętajcie, że w czasie one-to-one’ów powinny pojawiać się tematy też pozazawodowe, więc gdyby tutaj nasz pracownik koncentrował się tylko i wyłącznie na tematach zawodowych, nie odpuszczajcie, drążcie, dopytujcie i rozmawiajcie też o tym, co u niego albo u niej słychać.

No i tutaj ja muszę powiedzieć bardzo ważne zdanie. Bardzo Was zachęcam do tego, żebyście byli uważni i nie dopuścili do tego, żeby te one-to-one’y stały się spotkaniami, na którym będziecie omawiać tak zwaną bieżączkę, czyli to, co się dzieje teraz na poziomie operacyjnym. Wykorzystajcie proszę do tego to jest spotkanie, które ma za zadanie budować Waszą wspólną relację i zaufanie.

Gdybyście się zastanawiali, po czym poznacie, czy te one-to-one’y działają, no to powiem tak, jak będziecie czuli, że one są naturalne, niewymuszone, że są całkiem przyjemną rutyną, pewnym Waszym wspólnym rytuałem z poszczególnymi pracownikami, to znaczy, że jeśli poczujecie, że nie musicie trzymać tak ściśle rozkładu, czasami one będą dłuższe, czasami będą krótsze i będzie się to działo w sposób naturalny i niewymuszony, to absolutnie znaczy, że działa. Na koniec chciałabym Wam jeszcze powiedzieć tak chwilkę o tym, jakie możecie mieć zyski z tego, że prowadzicie regularne one-to-one. Przede wszystkim pamiętajcie, one są bardzo egalitarne, one są bardzo równościowe.

Proponujecie je wszystkim w podobnej intensywności. Dzięki temu łatwo też uniknąć takiej sytuacji, w której ktoś mógłby pomyśleć, że spotykacie się z daną osobą, bo lubicie ją bardziej, ciekawi Was bardziej. Nie, tu spotykacie się z wszystkimi członkami Waszych zespołów w równych odstępach czasu i z równym natężeniem.

Dzięki tym spotkaniom będziecie budować zaufanie. Ludzie będą się czuć z Wami coraz bezpieczniej, będą się otwierać. Dzięki tej regularności, temu, że będziecie pilnować tego, żeby ich nie odwoływać, nie przenosić na inne terminy, będą czuli, że są ważni.

Jeśli połączycie to z autentycznym zaciekawieniem, to może nawet wydarzyć się tak, że w trakcie tych one-to-one’ów Wasi pracownicy zaczną też mówić o swoich wyzwaniach, o trudnościach. Czasami możecie nawet dowiedzieć się o sytuacjach, które mogą pośrednio albo bezpośrednio przekładać na ich produktywność. Nie będą bali się z Wami o tym rozmawiać.

Co Wy zyskacie? No to, że będziecie mogli zawrzeć jakąś umowę, kontrakt na to, jakiej pomocy, jakiego wsparcia od Was potrzebuje człowiek. Będziecie mogli też ewentualnie przeformułować zadania, przeformułować to, czym człowiek akurat się zajmuje, po to, żeby dać mu możliwość poradzenia sobie z wyzwaniami. Co dzięki temu zyskacie? Oczywiście przede wszystkim dobrze zaopiekowane tematy, ale również pewną wdzięczność, która w przyszłości też może wpływać na poziom lojalności pracowników.

Jeśli prowadzicie regularne one-to-one’y, albo będziecie prowadzili regularne one-to-one’y, to możecie też obserwować, co wpływa na wzrost, albo spadek motywacji zaangażowania pracowników. Lepiej to rozumieć, a nawet zadawać pytania, co możecie zrobić, żeby oni czuli się bardziej zaopiekowani, albo żeby łatwiej byłoby im wykonywać ich zadania. Myślę sobie, że bardzo ważnym elementem zbudowanego zaufania w trakcie one-to-one’ów jest oczywiście to, że pracownicy będą bardziej gotowi przyjmować Wasz feedback, bo będą rozumieli jego kontekst, będą wiedzieli, że jesteście do nich życzliwie nastawieni, ale również dzięki zbudowanemu zaufaniu one-to-one’y mogą stać fantastycznym miejscem, w którym Wy dostaniecie feedback od pracowników.

A jak tu stawać się lepszym liderem, jeśli nie przez słuchanie tego, jak Wam idzie w zarządzaniu ludźmi. Te spotkania one-to-one idą dobrze. Pracownicy czują się zaopiekowani, wysłuchani, czują się ważnymi elementami zespołu.

Być może nie będą również myśleli tak często o zmianie zespołu, lidera, a nawet firmy. I zostaną z Wami po prostu dłużej w organizacji. Trzymam za Was kciuki.

Życzę Wam bardzo miłych i owocnych, a przede wszystkim regularnych one-to-one’ów.