Kontrakt na współpracę – mniej chaosu, więcej spokoju 🎧

Zespoły bardzo często zakładają, że „przecież to jest oczywiste”. A później okazuje się, że każdy tę oczywistość rozumie trochę inaczej.

Właśnie dlatego kontrakt na współpracę jest jednym z podstawowych narzędzi, z których mogą korzystać Liderzy i Liderki podczas budowania albo przebudowywania zespołów. Pomaga uporządkować zasady działania, daje większe poczucie bezpieczeństwa i rozwiewa wiele codziennych niedomówień, zanim zamienią się we frustrację czy konflikty.

W nowym odcinku „Sałatki Jarzynowej” opowiem Wam o tym, co możecie zyskać dzięki dobrze stworzonemu kontraktowi na współpracę i jak podejść do jego budowania, żeby naprawdę wspierał zespół — a nie był tylko dokumentem „do odhaczenia”.

Miłego słuchania!
Na kolejny odcinek zapraszam już za dwa tygodnie.
Justyna Kliombka-Jarzyna | #SałatkaJarzynowa

Listen to „Sałatka Jarzynowa – Kontrakt na współpracę S01E03” on Spreaker.

Transkrypcja:
Podcast trzeci, kontrakt na współpracę. Dzień dobry. W dzisiejszym podcaście chciałabym wam opowiedzieć o kontrakcie na współpracę.

Dość prostym narzędziu, szybkim do zastosowania, niewymagającym specjalnego przygotowania i zaangażowania, a jednocześnie trochę zapomnianym, a nawet powiedziałabym, że w wielu organizacjach zupełnie nieznanym. U podstaw tworzenia kontraktu na współpracę, leży ludzka potrzeba, potrzeba bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, kto pisze o potrzebach ludzkich, i jak je nazywa, potrzeba bezpieczeństwa jest tam zawsze wymieniana.

Czasami jest samodzielną potrzebą, czasami jest częścią składową innych potrzeb. Piszą o niej zarówno Maslow, jak i Herzberg, jak i Adelfer, czy Eric Bern. I pewnie moglibyśmy poszukać głębiej, pogrzebać dalej i okazałoby się, że występuje we wszystkich teoriach motywacji.

O co chodzi z potrzebą bezpieczeństwa? To jedna z naszych podstawowych potrzeb, która mówi o tym, że dobrze działamy, dobrze się czujemy, tworzymy trwałe relacje, związki, wtedy, kiedy nie czujemy zagrożenia, kiedy rzeczy wokół nas są przewidywalne, kiedy wiemy, czego się od nas oczekuje, w jaką stronę zdążamy, co jest dobre, co jest złe, co jest akceptowalne, co jest nieakceptowalne. I kontrakt na współpracę jest narzędziem, które może pomóc wam, liderkom i liderom, dać to poczucie bezpieczeństwa w waszych zespołach. To kontrakt, który wypracowujecie razem.

On czasami jest nazywany kontraktem na współpracę, kontraktem zespołowym albo team chartem. To narzędzie, które jest narzędziem żywym, bo jest współtworzone przez wszystkich członków zespołu, jest też narzędziem żywym, bo można go renegocjować, redefiniować, zmieniać, zwłaszcza wtedy, kiedy zmienia nam się jakaś okoliczność, zmienia nam się na przykład sposób wykonywania pracy, wymagania klienta albo sposób zarządzania firmą, zespołem. I kontrakt na współpracę jest narzędziem, które ma dużą siłę oddziaływania, ponieważ współtworzone przez członków zespołu, obliguje ich w pewien nieświadomy sposób do tego, żeby tych zasad przestrzegać.

Czyli z jednej strony daje poczucie bezpieczeństwa, z drugiej strony jest takim narzędziem zabezpieczającym przed niepożądanymi zachowaniami. Czego może dotyczyć kontrakt na współpracę? Może dotyczyć bardzo wielu obszarów. Może dotyczyć tego, jak się ze sobą porozumiewacie, jak się komunikujecie, jak się komunikujecie wewnątrz zespołu i na zewnątrz zespołu, jak rozwiązujecie sytuacje trudne, co dzieje się, gdy dochodzi do konfliktu między członkami zespołu, kiedy eskalują, kiedy nie eskalują, kiedy sami podejmują próbę rozwiązania tego konfliktu, tudzież sytuacji trudnej i oczywiście w jaki sposób.

Kontrakt na współpracę może też dotyczyć tego, jak organizujecie pracę w zespole, jak dzielicie zadania, jak rozdzielane są nawet te mniej chciane zadania, jak dogadujecie się, jeżeli chodzi o obciążenie takie każdego dnia i tygodniowe i miesięczne. Kontrakt na współpracę może też dotyczyć takich absolutnie prozaicznych rzeczy, no to jak my ze sobą przebywamy w open space, co my robimy, żeby nie przeszkadzać innym, czy pracujemy w słuchawkach, czy pracujemy bez słuchawek, czy rozmawiamy głośno, czy raczej staramy się pisać do siebie na czacie. Często też zespoły w kontraktach na współpracę, kontraktach zespołowych umieszczają takie zasady dotyczące tego, jak kultywują swoje rytuały.

Można do kontraktu wpisać taką zasadę, że co tydzień w piątek wychodzimy razem na lunch, albo, że codziennie o 10 pijemy rano kawę. Mogą to być rytuały, które są dla was ważne, znaczące i które budują waszą zespołowość. Jak zbudować kontrakt na współpracę? Po pierwsze, warto, abyście wy, liderzy i liderki, wyjaśnili swoim ludziom, o co chodzi.

Co to za narzędzie? Po co je budować? Dlaczego w ogóle się na nie decydujemy? A potem, żebyście zaprosili uczestników spotkania na temat budowania kontraktu, czyli wszystkich członków zespołu, do tego, żeby się zastanowili, co jest dla nich ważne. Jeśli już jakiś czas pracujecie ze sobą, to być może nawet wiedzą, co już nie działa i co warto byłoby zmienić. Albo doprecyzować, albo dodefiniować, albo umówić się, że wszyscy działamy w jeden określony sposób, a nie od sasa do lasa.

Więc po pierwsze, opowiedzcie po co i dlaczego. Po drugie, zachęćcie do tego, żeby przemyśleli, co w tym kontrakcie powinno się znaleźć. To jest też praca domowa dla was, liderzy i liderki.

Wy też jesteście częścią zespołu. Pomyślcie, jakie rzeczy w tym kontrakcie powinny się znaleźć, co jest dla was ważne, czego chcielibyście uniknąć, na co zwrócić uwagę. Jakie zachowania do tej pory może nie były zbyt wspierające, może trochę przeszkadzały albo wam, albo innym ludziom w zespole.

Kiedy będziecie już wszyscy przygotowani i wy liderzy, liderki i wszyscy członkowie zespołu, warto zorganizować spotkanie. Dobrze, żeby było w takiej nieformalnej atmosferze. Może gdzieś poza biurem, a jeśli nie macie takiej możliwości, to oczywiście w biurze, albo jeśli w ogóle tego też nie można zorganizować, to online też będzie jakimś rozwiązaniem.

Zadbajcie proszę, żeby w trakcie tego spotkania, każdy mógł się wypowiedzieć. Żeby każdy wniósł swoje trzy grosze. Dyskutujcie nad tymi zasadami, zgadzajcie się i nie zgadzajcie.

Słuchajcie argumentów, podawajcie argumenty, proście o argumenty. Kiedy będziecie mieli już zasady, na które się godzicie, takie wydyskutowane, takie, do których większość albo najlepiej wszyscy są przekonani, można jest pisać. Jak je spiszecie, to oczywiście przeczytajcie wszyscy razem, czy one nie są głupie, czy się nie powtarzają, czy nie mówicie siedem razy o tym samym, bo może można to skrócić, uprościć.

Pamiętajcie, że kontrakty, które są jasno napisane i które są w miarę krótkie, są bardziej przyjazne i łatwiej je też wdrażać w życie. Kiedy już to zrobicie, już spiszecie wszystkie zasady, to poproście każdego, żeby chwilę się nad tym zastanowił. Można to zrobić w trakcie tego spotkania, dać ludziom na przykład pół godziny na przeczytanie tego i przemyślenie, albo pozwolić im przespać się z tym i wrócić z pomysłami, przemyśleniami następnego dnia.

Jak będziecie już gotowi, i wy, i wasi członkowie zespołu, to jest ten moment, żeby gdzieś złożyć swój podpis, jakoś zadeklarować, tak, zgadzam się, tak, ja, Justyna, zgadzam się na te wszystkie zasady, które tutaj wydyskutowaliśmy. Co robić dalej z takim kontraktem? No, przede wszystkim pamiętajcie, że on powinien żyć. Kiedy dołączają do waszego zespołu nowe osoby, warto podzielić się tym kontraktem, też zapytać je, może po jakimś czasie, czy chcą coś dodać, czy uważają, że coś powinno się tutaj pojawić nowego.

Warto ten kontrakt też wyciągać z szafy raz na jakiś czas i go tak, wiecie, dobrze przewietrzyć i sprawdzić, czy on jest wciąż aktualny, czy czasem nie jesteśmy w zupełnie innym miejscu, biznesowo, relacyjnie, czy nasz zespół się za bardzo nie zmienił, ale może też pojawiły się nowe okoliczności. Gdyby tak było, warto usiąść raz jeszcze i poprzyglądać się temu kontraktowi. Być może coś dodać, coś wykreślić, i raz jeszcze, to powinna być wasza wspólna praca, wasza i waszego zespołu.

I pamiętajcie też, że zbudowanie tego kontraktu na współpracę, to nie tylko zadbanie o to, żeby stworzyć zasady, dać pewną przewidywalność, a za tym też pewne poczucie bezpieczeństwa. Praca nad kontraktem to też poznawanie ludzi i was jako liderów, to też możliwość porozmawiania, możliwość zobaczenia bardzo różnych perspektyw, czyli jest to też takie narzędzie, które pozwala budować zaufanie. Pamiętajcie też, że ludzie, jeśli czują się bezpiecznie, są bardziej gotowi do tego, żeby ufać, otwierać się, a za tym też lepiej współpracować i oczywiście rozwijać.

Jeśli chcecie poczytać trochę więcej o kontrakcie na współpracę, to odsyłam was do książki Kena Blancharda, Przywództwo sytuacyjne wyższego stopnia. On tam, może nie jest to bardzo rozbudowany opis, ale trochę podpowiada, jak ten kontrakt budować. I pisze o nim także ostatnio bardzo popularna Kim Scott.

W obu swoich publikacjach wspomina o tym, czym jest kontrakt na współpracę i jakie ma znaczenie w budowaniu poczucia bezpieczeństwa i zaufania w zespole. Dziękuję wam za dzisiaj. W kolejnym podcaście opowiem o narzędziu, które myślę sobie, że znacie wszyscy, a mianowicie o spotkaniach jeden na jeden, o tym, jak je organizować, po co je organizować i jakie mogą mieć z nich korzyści członkowie waszych zespołów, no i oczywiście wy.

Do usłyszenia.